Workshop som metod för idégenerering och problemlösning

För att verkligen få effekt av en workshop behöver den oftast innehålla ett visst antal ingredienser. Så hur går man tillväga och vad behövs för att lyckas med sin workshop på bästa sätt?

Innebörden av ordet ”workshop” stod ursprungligen för något helt annat än det gör för många av oss idag. Historiskt sett var en workshop precis som det engelska ordet antyder, någon form av arbetsrum. Ett begrepp som myntades under den industriella revolutionen. Man hade då arbetsrum med diverse olika verktyg och material. Det var här produktionen skedde. På senare tid har begreppet ändrat betydelse på ett vis, samtidigt som det fortfarande faktiskt innebär precis samma sak som det en gång gjorde. Inom min bransch använder vi workshop som en metod för att t.ex. kicka igång idégenerering, eller för att lösa ett problem. Dessa två saker hänger i och för sig oftast ihop. Ibland kan ett ”möte” för att prata igenom ett problem kallas för workshop. Men för att verkligen få effekt av en workshop så behöver den oftast innehålla ett visst antal ingredienser, eller övningar. Planeringen av en workshop är en stor punkt, om inte den största. Det är nästan här man bör lägga mestadels av sin tid och energi för att få ut så mycket som möjligt av sin workshop, men också för att deltagarna ska få en så trevlig och inspirerande upplevelse som möjligt.

Planering av workshop

Jag brukar dela upp en workshop-session i tre större delar. Det är de tre grundläggande momenten som workshopen utgår från. Men innan man börjar med dessa så finns det ett antal andra saker som kan vara bra att tänka på för att skapa bra förutsättningar för en givande workshop: syfte, tid, deltagare, energi, motivation och inspiration. Syftet är något som ligger till grund för hela workshopen. Varför gör vi det här? Vad är syftet? Vad är det vi vill ha ut? Man ska alltså inte specificera ett slutresultat. För slutresultatet styrs ju av deltagarna. Däremot vad erat syfte är. Är det att besvara vissa specifika frågor? Är det ett eller flera problem som behöver lösas? Är det att försöka ena en grupp människor? Syftet behöver helt enkelt definieras. Så att ni som faciliterar workshopen är på samma sida, att ni vet varför ni gör det här. När man har syftet klart för sig blir det dessutom oftast enklare att planera in vilka deltagare som kan passa att bjuda in. Här är det enkelt att bjuda in deltagare som arbetar med området workshopen ska handla om. Men det kan också vara bra att ha i åtanke att bjuda in andra utomstående som inte är påverkade i förväg av det som ska diskuteras. På så vis kan man få med ovärderliga infallsvinklar som andra inte tänker på. Ska workshopen hållas med en specifik målgrupp av användare så kan det vara bra att försöka få med en så bred blandning av målgruppen som möjligt, om målgruppen dock är väldigt specifik så kan man försöka få till blandningen genom att t.ex. se över var det ”får” skilja sig. Kanske är målgruppen kvinnor inom ett visst yrke mellan 35-45 år. Då kan det såklart vara en utmaning att få till en blandning. Man kan då försöka bjuda in deltagare med t.ex. varierad arbetsbakgrund och utbildning istället.

Det finns dessutom allt som oftast en tidsram att förhålla sig till, det kan vara allt från någon timme till dagar som en workshop ska pågå. Denna tidsram är A och O att ha klar inför planeringen av workshopen. Detta för att underlätta planering av hållpunkter för övningar, pauser och liknande. Jag nämnde även ovan saker som energi, motivation och inspiration. Man får inte glömma att deltagarna är människor. Och människor brukar prestera allra bäst när de trivs och mår bra, när något känns roligt och de är fyllda med energi. För att försöka skapa så bra förutsättningar som möjligt för detta så är det bra att tänka på att varje moment inte får vara för långt tidsmässigt. Att det är tillräckligt med pauser mellan varje moment, och att det t.ex. finns snacks och dricka att tillgå för att se till att fylla på med energi. Att bolla idéer och tankar med andra människor under en längre stund kräver en hel del energi och oftast blir man som deltagare väldigt trött efter en stund och får därmed svårare att fokusera på det man gör.

1. Intro – att inleda

Det är lätt att vilja hoppa rakt in på problemet, eller lösningen. Att vilja dyka rakt på någon form av lösning. Men det är viktigt att de som ska delta vet vad som komma skall under workshopen. Vilka roller alla har, vad som förväntas av en och att skapa en skön och avslappnad stämning i gruppen som ska delta. Inled gärna därför med att presentera er och låta deltagarna presentera sig för varandra (om man inte redan känner varandra väl sedan innan), är det en stor workshop med väldigt många deltagare så är det bättre att låta deltagarna presentera sig i sina mindre grupper sedan istället. Visa deltagarna en agenda för workshopen med ungefärliga hållpunkter och tider. På så vis blir det enklare för deltagarna att förhålla sig till varje moment, då de t.ex. får lite koll på vilken tid den där pausen kommer och därmed inte behöver fundera på det under övningarna. Och att man inte har oändligt med tid på sig att utföra en övning. Innan man dyker in på den första övningen så är det i princip alltid givande att starta med en så kallad ”ice breaker”, en simpel övning som gör deltagarna lite varma i kläderna och får dem att slappna av. Ofta kan man som deltagare vara lite spänd innan man vågar slappna av och gå ”all in”. För att inte spendera tid på att bli varm i kläderna under den första riktiga övningen så kan man alltså istället starta med en ”ice breaker” en enkel, rolig, och gärna nästan på gränsen till lite larvig övning som inte behöver ta så lång tid allt mellan 10-30 minuter brukar vara lagom. Därefter kan man påbörja övning 1.

2. Övningar och syfte

I nästa steg när deltagarna är lite mer avslappnade, kan man gå in på den första övningen. Den här övningen bör vara ett steg på vägen för att uppnå det mål och syfte som finns med workshopen. Ett delmål. Därefter bör det finnas en paus som ger deltagarna möjlighet att gå på toaletten, hämta dricka och eventuellt något att äta. Att helt enkelt ge deltagarna möjlighet att koppla bort den första övningen och fylla på med energi inför nästa övning. Hur många övningar en workshop behöver eller vad som är optimalt beror helt på syftet med workshopen och hur lång tid man har på sig. Men har man ca 4 timmar till en workshop, så kan ett bra upplägg rent tidsmässigt se ut ungefär såhär:

  • Ca 30 min intro
  • Övning ett – 45 minuter
  • Paus 5-10 minuter
  • Övning två – 60 minuter
  • Paus 5-10 minuter
  • Övning tre – 45 minuter
  • Outro – 15 minuter

Övningarna bör vara strukturerade på ett sådant vis så att deltagarna får arbeta fokuserat med en sak i taget. Det blir t.ex. svårt att ge en grupp människor en alldeles för ”stor” uppgift att arbeta med. Oftast blir det då enkelt att avvika helt från det man skulle göra och uppgiften kan grenas ut alldeles för mycket. Detta är såklart något som kan ske oavsett storlek på uppgifter man ger. Det är därför bra att som facilitator av en workshop finnas tillgänglig för att stötta upp när en grupp kör fast, eller viker av för mycket. Utgå ifrån ert syfte med workshopen, och dela upp det i olika delmål för att på så vis kunna skapa passande övningar för workshopen. Kanske ska det vara tre övningar, där den första är att definiera bakgrund, den andra går ut på att definiera nuläget och den sista övningen fokuserar istället på var man vill och tror att man bör vara om fem år? På så vis målar deltagarna själva upp en helhetsbild och har sedan information de behöver för att ta fram potentiella lösningar/koncept/idéer under den sista övningen.

3. Outro – att avsluta

När övningarna är utförda, och det är dags att avsluta workshopen så brukar det vara trevligt att avsluta ungefär som man påbörjade. Alla är samlade och man får möjlighet att tacka för att deltagarna har deltagit. Och berätta gärna kort vad som kommer ske härnäst. Vad kommer hända med all information som framkommit under workshopen? På så vis får de deltagande en känsla för på vilket sätt de har bidragit till resultatet. Och finns tiden så brukar det även vara mycket uppskattat att avsluta med en snabb och enkel ”ice breaker”-liknande övning igen. Detta för att de som deltagit ska lämna din workshop med en positiv och trevlig känsla i kroppen, trots att de förmodligen kommer att känna sig riktigt trötta.

Fredrik Därth

Vill du veta mer om hur vi arbetar med workshops i våra projekt?