Våga sätta mål och nå dem genom att misslyckas

Digitala projekt har en förmåga att bli både komplexa och dyra. Allt för ofta körs projektet rätt ner i ett avgrundsdjupt dike. I oktober 2017 lämnades det in en motion om att etablera en haverikommission för offentliga IT-projekt. Havererade IT-projekt är inget unikt för offentlig sektor, skillnaden är snarare att det sker under en öppen ridå. Men varför misslyckas man så ofta med sina IT-projekt?

Det finns många anledningar till det och enligt Standish Group 2015 Chaos Report så är dessa de vanligaste:

  • Desto större projekt – desto större risk att misslyckas
  • Metoden man väljer att driva projektet med påverkar sannolikheten att lyckas
  • De projekt där projektgruppen har mandat och ledningens tillit lyckas oftare
  • Projektgruppens mognad och vana av att arbeta tillsammans
  • De projekt där man involverar användarna minskar risken att misslyckas

Vad gör vi för att öka chansen att lyckas?

Att hålla budget och tidplan är en hygienfaktor så detta tänkte jag inte lägga fokus på i denna bloggpost. I vår ”bok” så är ett projekt lyckat då vi uppnår det önskade resultatet. För att genomföra projekt som ger ändamålsenliga resultat behöver vi jobba med framför allt fyra saker;

  1. Vi måste veta vilket problem vi ska lösa och vilka insikter vi behöver ha för att ta oss dit
  2. Vi måste börja smått och sedan skala upp
  3. Vi måste lita på varandra och lägga rätt beslut i rätt händer
  4. Vi måste misslyckas tidigt – inte sent

Vilka problem ska vi lösa?

”Vi behöver en ny hemsida” är ett vanligt svar då vi frågar varför en kund hört av sig till oss. Det är ett begripligt krav i sig men det ger inte mycket till fingervisning om vad det egentligen är som vi ska göra eller vilken effekt investeringen förväntas få. Min erfarenhet är att det ofta finns en rädsla för att sätta tydliga mål, kanske för att projektets riktiga framgång plötsligt blir mätbart. Oftast mäts ett projekts framgång på om det blev klart i tid och om budgeten hölls, men det enda det säger är att du inte investerat mer än vad du räknade med. Det säger inget alls huruvida din investering varit lönsam eller inte.

På Meridium arbetar vi med ett antal metoder för att ta reda på vilket problem en webbplats ska lösa och den som vi använder mest är effektkartläggning. Som namnet avslöjar så tydliggör en effektkarta  vilken effekt vi vill uppnå med hjälp av en specifik tjänst eller produkt.

Vi måste alltså börja med att definiera vilken effekt tjänsten ska åstadkomma och därefter måste vi skaffa oss en tydlig uppfattning om våra besökares behov och beteendemönster för att förstå vad som kan få våra användare att vilja använda vår tjänst och därmed bidra till att realisera vår effekt. Läs mer om hur vi arbetar med effektkartläggning i denna bloggpost.

Börja smått och skala upp

Enligt flera studier så misslyckas vattenfallsprojekt oftare än agila projekt. Det finns många skillnader mellan dessa projektmodeller men en av dem är enligt vår erfarenhet extra viktig för att öka chansen att lyckas. Börja smått och skala upp. Tricket är att veta vad man ska börja med och här spelar effektkartan en viktig roll. Den kommer att berätta för oss vad som skapar mest effekt för våra användare. Genom att snabbt kunna sätta något i händerna på våra användare kommer vi kunna lära känna dem bättre och studera deras beteende när de använder det som vi byggt.

Lita på varandra

De som beställer ett projekt måste lita på projektgruppen och de beslut som de fattar. Detta är lättare sagt än gjort, att lita på varandra kräver tillit och mod. Min erfarenhet är att en väl genomförd effektkartläggning skapar tillit för de som tillsätter pengar och resurser. En person som inte är insatt i detaljerna förstår hur projektgruppen tänker nå effekt. När projektet fortlöper så samlar projektgruppen på sig information om användarna vilket gör så att vi kan ta beslut baserat på fakta, inte på gamla sanningar, tycke och smak.

Våga misslyckas

Misslyckas vi tidigt så kommer vi nå våra mål snabbare – varför? Helt enkelt för att alla projekt tar omvägar innan målet nås och desto tidigare vi upptäcker att vi är på väg åt fel håll desto tidigare kan vi styra skutan rätt.

För att kunna misslyckas tidigt måste vi testa på riktiga användare tidigt. För att kunna göra det måste vi snabbt skapa något som vi också kan sätta i händerna på våra användare. Och för att kunna vara snabba behöver vi kunna fatta snabba beslut inom projektgruppen vilket kräver beslutsförmåga.

Ett projektgenomförande kommer alltid att fatta beslut utifrån antaganden och därför handlar det om att skapa förutsättningar för att göra så väl underbyggda antaganden som möjligt. Dessa förutsättningar skapar en effektkartläggning eftersom den tydliggör

  1. Vilken effekt vi vill uppå
  2. Vilka användarbeteenden som yttrar sig i interaktionen med vår tjänst samt hur användarnas behov ser ut (effekten uppstår i mötet mellan användaren och tjänsten)
  3. Hur verksamhetens behov ser ut
  4. Hur vi följer upp och mäter effekten

Under projektets gång behöver vi givetvis även verifiera våra antaganden och hypoteser på riktiga användare med hjälp av prototyper. Men eftersom vi med hjälp av en effektkarta kan göra mer välgrundade antaganden kommer vi redan från början att vara mer rätt ute när vi tar fram våra prototyper än om det bara varit personlig tycke och smak som legat till grund för hur vi format våra prototyper.

Jobba effektstyrt och nå framgång.