Styrkan i ett socialt intranät – sju tydliga framgångsfaktorer

Varför behöver organisationer ett socialt intranät? Jo, en väl fungerande plattform för att kommunicera kan skapa en konkurrensfördel för många. Bättre informerade medarbetare och ökad produktivitet är bara några av de fördelarna som vi har listat.

Kommunikation är A och O för att en organisation ska fungera, men det är inte alltid som organisationer vill satsa på sitt intranät. Kommentarer som ”det fyller redan sin funktion” eller ”det finns viktigare saker att satsa pengarna på” är inte helt ovanligt, men en väl fungerande intern kommunikation är viktigare än många tror.

Det handlar inte om att skapa mer information, för det får vi tillräckligt med ändå. Istället handlar det om att skapa en enhetlighet och en gemensam grund att kommunicera på. Ett socialt intranät ska vara plattformen där all information finns samlad och det ska finnas möjlighet att kommunicera och interagera med varandra.

Med ett traditionellt intranät förmedlas ofta informationen uppifrån och ner i en organisation. Informationen går åt ett håll och kallas just därför information, och inte kommunikation. I den sociala modellen är det medarbetarna som både konsumerar och producerar vilket resulterar i en större delaktighet och skapar en känsla av tillhörighet. Fördelarna är många men här har vi listat de sju största fördelarna som vi ser i ett socialt intranät:

1. Från envägskommunikation till aktiva användare

Intranätet är inte längre en anslagstavla med information från högsta instans utan istället en plattform skapad för att underlätta kommunikationen i hela organisationen. Kommentarsfunktioner och forum är bara några av möjligheterna som kan bidra till större aktivitet hos medarbetarna. Genom att få vara med och göra sin röst hörd kommer också känslan av delaktighet att öka bland medarbetarna.

2. Transparens


Ingen vill att diskussionerna ska ske vid kaffeautomaterna och sedan aldrig nå de berörda. Kritiken som behövs för att kunna göra en förändring behöver komma fram på ett enkelt sätt. Ibland kanske inte tiden eller möjligheten finns att skicka ett mail till berörda chefer. Med ett socialt intranät har alla möjligheten att dela med sig av sina åsikter och kommentera det som förmedlas direkt.

3. Relevantare information


Många medarbetare upplever att det ibland kan bli ett överflöd av information och vara svårt att sortera vilken information som berör just dem. Med ett socialt intranät visas istället ett flöde anpassat efter din tillhörighet och dina preferenser vilket innebär att medarbetarna får information som berör just dem. 

4. Ökat engagemang


Ett traditionellt intranät där medarbetarna endast kan ta emot information är inte lika lockande att använda som ett intranät där du och dina kollegor kan bidra. Med ett socialt intranät blir tröskeln att använda plattformen lägre vilket gör det mer välbesökt och troligen ökar engagemanget i verksamheten.

5. Minska antalet email


Har du någonsin suckat över alla mail du behöver läsa varje dag? Med en gemensam plattform där budskapet riktas till relevanta målgrupper finns informationen alltid lättillgänglig och försvinner inte i överflödet av mail. Det blir lättare att få en överblick av viktiga budskap och konversation som kan tillkomma istället för att behöva läsa igenom alla enskilda mail. 

6. Effektivare kunskapsspridning


Om informationen är enkel att ta del av och är inbjudande blir det lättare att delta och fler kommer att bidra med värdefulla kunskaper. För organisationens ledning är medarbetarnas möjlighet att kunna uttrycka sina åsikter ett ypperligt tillfälle att få förslag på saker som kan förbättra arbetsprocesser och förenkla arbetet. Eftersom medarbetarna kan skapa egna profiler och fylla i vilken kompetens de har är det enkelt att hitta rätt i den egna organisationen.

7. Ökad produktivitet


Det är slut på letandet. Informationen finns lättillgänglig och är sökbar för att kunna minska tiden som varje vecka läggs på att hitta rätt dokument. Med en uppdaterad överblick över status på projekt och alltid tillgängliga och uppdaterade riktlinjer kommer tid att sparas vilket skapar högre produktivitet.

Bättre informerade och mer engagerande medarbetare kommer också bidra till ökad produktivitet, något som är en viktig konkurrensfördel för många organisationer.