Sveriges största fastighetsbolag arbetar med ProcessMap för SharePoint

Då AP Fastigheter, nuvarande Vasakronan skulle utveckla ett nytt intranät beslöts det att även "Kompassen", vilken är den delen av intranätet som innehåller processer, mallar och andra verktyg som rör företagets dagliga arbete, skulle uppgraderas. Eftersom valet av plattform föll på SharePoint var det nödvändigt att integrera "kompassen" med denna platform. I valet mellan att själva utveckla eller ta in extern hjälp för att svara på de behov som fanns, föll valet på Meridium och programvaran ProcessMap. Projektet startade 2007 och lanserades 2009.

Utmaning

Då AP Fastigheter köpte Vasakronan antog hela den nya organisationen namnet Vasakronan. De två företagens intranät genomgick då en fas av integration i vilken allt innehåll, inklusive företagens processer skulle slås samman. "Kompassen" utvecklades ursprungligen för att underlätta arbetet med att utveckla metoder och hjälpmedel så att de anställda och ledningen i AP Fastigheter effektivt skulle kunna utföra sina arbetsuppgifter och därmed uppnå sina mål. Vasakronan och AP Fastigheter stod inför en stor utmaning med att på ett smidigt sätt få allt implementerat och integrerat under paraplyet för en organisation. Det nya gemensamma intranätet "Sofia" togs i bruk för den nya organisationen. För att kommunicera organisationens strukturer fanns det behov av ett användarvänligt verktyg som på ett pedagogiskt vis kunde demonstrera processerna inom den. Verktyget skulle också fungera som en indikator på vilka brister som fanns och vad som kunde förbättras.

Målen var att säkerställa kvalitén på affärskritiska delar av verksamheten samt ge medarbetaren möjlighet att systematiskt dela med sig av sin kunskap. Det skulle också vara en plattform för vidareutveckling av verksamheten. När Meridium presenterade ProcessMap som en potentiell lösning nappade Vasakronan

- Det är viktigt att processägaren engagerar sig i processarbetet och lägger en stor del av tiden till det. Samtidigt är det en utmaning att få tiden att räcka till både processarbetet och det ordinarie arbetet, säger Sören Sandell, informationschef på Vasakronan.

Lösning

Vasakronan tog fram en handlingsplan som de arbetade utefter. Arbetsmetoder och processer skulle identifieras samtidigt som supportverktyg och hjälpdokument skulle tas fram. Syftet var att sprida kunskap samt administrera och förbättra arbetsprocedurer och supportverktyg. Baserat på dessa utgångspunkter implementerade Meridium ProcessMap i organisationens intranät, "Sofia". Utvecklingen av arbetsmetoder och supportverktyg är för Vasakronan ett kontinuerligt arbete för att säkerställa kvalitén på det vardagliga arbetet i verksamheten, något som är kritiskt för såväl interna som externa kunder.

Resultat

Vasakronans processhantering är nu lättare att hantera än förut, vilket gör det enklare att arbeta fram tydliga processbeskrivningar. De har påbörjat dokumentationen av organisationens processer och detta är ett ständigt pågående arbete.
De som arbetar med "Kompassen" på en daglig basis upplever att ProcessMap väsentligt har underlättat processarbetet. En stor fördel Vasakronan ser med ProcessMap är möjligheten att visuellt presentera processerna och enkelt navigera mellan dessa. De upplever också att det är enklare att inleda arbetsflöden.

- Det är viktigt att definiera processkartan och utse någon som är ansvarig för varje process. Process, region, funktion - vi måste säkerställa att alla bitar passar ihop, säger Sören Sandell.

Om samarbetet med Meridium säger han:

- Det har fungerat kanon. Vi har haft både personliga möten och telefonkonferenser. De är väldigt professionella, lätta att ha att göra med och levererar goda resultat. De är dessutom trevliga att arbeta med och har duktiga konsulter.